Persondatapolitikker for Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur (SDFI)

Styrelsen for Dataforsyning og Infrastrukturs behandling af personoplysninger

Styrelsen for Dataforsyning og Infrastruktur varetager myndighedsopgaver, hvor styrelsen behandler personoplysninger på egne og andres vegne, og styrelsen er derfor både dataansvarlig og databehandler. Ved personoplysninger forstås informationer vedr. en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved behandlinger forstås fx indsamlinger, opbevaring, brug mv. På denne side finder du oplysninger om, til hvilke formål SDFI behandler forskellige personoplysninger.

SDFI er forpligtet af bl.a. forvaltningsloven, offentlighedsloven og arkivloven til at opbevare, journalisere, dele og gemme dokumenter, hvori der indgå personoplysninger.

Nogle dokumenter kan dog være underlagt fortrolighed, og SDFI er som hovedregel forpligtet til at anonymisere delte dokumenter.

SDFI’s grundregistreringer af geodata som adresse- og kortmyndighed falder imidlertid kun ind under begrebet personoplysninger, når styrelsen håndterer data på en sådan måde, at de indholdsmæssigt relaterer sig til en identificerbar fysisk person, umiddelbart har konsekvenser for eller mere specifikt påvirker forhold af betydning for denne, særligt hvad angår dennes status, handlemuligheder, rettigheder og forpligtelser.

Rettigheder som registreret

Hvis SDFI har registreret personoplysninger om dig, anses du for at være ”registreret”, og du har nogle grundlæggende rettigheder.  

Du kan i det følgende læse, hvilke rettigheder der kan være relevante for dig, hvis du er registreret.

• Ret til indsigt
  Du har ret til at få at vide, om SDFI behandler dine personoplysninger. Ligeledes har du ret til at se de personoplysninger, SDFI behandler om dig og få en række oplysninger om behandlingen.

• Ret til berigtigelse
  Viser det sig, at SDFI opbevarer mangelfulde eller fejlagtige oplysninger, har du ret til at bede om at få rettet eller tilføjet oplysninger.

• Ret til at slette (”Retten til at blive glemt”)
  Hvis SDFI opbevarer personoplysninger, du ikke ønsker opbevaret, har du som hovedregel ret til at få dem slettet. Dog skal du være opmærksom på, at SDFI har en række lovbundne opgaver, der forudsætter opbevaring af oplysninger om individer som fx kontaktoplysninger på personer, der bliver registreret i forbindelse med en adresseklagesag og cpr- samt cvr-numre, der bliver distribueret via Datafordeleren. Oplysninger af denne karakter har du ikke ret til at få slettet, og styrelsen må ikke gøre det, fordi opbevaringen af oplysningerne er en lovbunden opgave eller på anden måde omfattet af journaliseringspligten. Herudover bliver der også registreret ip-adresser på anvendere af styrelsens data (i sikkerhedslogs og til statistisk brug).

• Ret til at gøre indsigelse mod behandling
  Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du gør indsigelse, skal SDFI påvise tungtvejende årsager til at opretholde behandlingen, som kunne være, at behandlingen følger af loven. Er dette ikke muligt, skal behandlingen ophøre.

• Begrænsning af behandlingen
  Du har ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis én af en række betingelser er opfyldt. Betingelserne kan bl.a. være, at du ikke mener, at personoplysningerne, der behandles om dig, er rigtige. Det kan også være, at du mener, at dine oplysningerne behandles ulovligt, men du ikke ønsker dem slettet og derfor anmoder om begrænset behandling. Det kan også være i tilfælde af, at du har brugt din ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
  
  
• Tilbagekaldelse af samtykke
  Hvis en behandling af dine data sker på baggrund af et samtykke, du har givet, har du ret til at tilbagekalde dette samtykke. Det kan være i det tilfælde, hvor du har oprettet dig som bruger på distributionsplatformen, datafordeler.dk. Bemærk, at brugeroprettelsen i Ledningsejerregistret (LER) på ler.dk ikke beror på et samtykke, men er hjemlet i LER-loven.

• Ret til at kontakte DPO’en
  Du kan kontakte SDFI’s DPO i persondataspørgsmål, der vedrører styrelsens egne behandlingsaktiviteter eller behandlinger, der foretages af andre og som styrelsen måtte være ansvarlig for.

• Klagemuligheder
  Du har endvidere ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med SDFI’s behandling af oplysninger om dig. Du kan finde tilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. Det er ikke en forudsætning, at du først har taget kontakt til os, men du skal vide, at vi tager imod enhver henvendelse med konkrete klagepunkter, så vi hurtigst muligt kan komme i dialog med dig, herunder afklare de faktuelle forhold i lyset af dine rettigheder.

Er der andre modtagere af dine oplysninger?

Som dataansvarlig er SDFI i nogle tilfælde forpligtet til at overføre personoplysninger til andre offentlige myndigheder og styrelsens egne systemleverandører. Herudover overføres personoplysninger fra en række registre via Datafordeleren til eksterne modtagere, som primært indsamler data til brug for imødekommelsen af deres forpligtelser som enten myndighed eller privat virksomhed.

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

I sin myndighedsudøvelse har SDFI lovhjemmel til at registrere visse personoplysninger og er samtidigt forpligtet til at opdatere og opbevare dem på betryggende vis, dog ikke i længere tid, end hvad lovgivningen giver mulighed for. SDFI opbevarer personoplysninger efter principperne i databeskyttelsesforordningen. For registrenes vedkommende spiller sletning ved ajourføring en vigtig rolle, fordi det sikrer datakvaliteten.

Sikkerhed

Når vi modtager dine oplysninger hos SDFI, træffer vi de nødvendige foranstaltninger for, at de behandles sikkert. Vi har implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som beskytter mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse samt tab eller forvanskning af oplysninger. Der er desuden lavet foranstaltninger, som sikrer, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesforordningen.

Cookies

På nogle dele af SDFI’s hjemmeside (www.sdfI.dk) samt styrelsens andre websteder (herunder SDFI kortviser, LER, Grunddata, Kortforsyningen, Danmarks Adresser og Geodatainfo) kan der placeres informationer på din computer, så styrelsen har mulighed for at identificere dig som unik besøgende. Disse oplysninger kaldes typisk for cookies, og de kan hjælpe styrelsen til at finde ud af, hvordan og til hvilke formål besøgende bruger hjemmesiden. Du kan læse mere om SDFI’s brug af cookies her. 

Har du spørgsmål?

Hvis du har spørgsmål vedrørende SDFI’s behandling af personoplysninger,er du velkommen til at kontakte os på sdfi@sdfi.dk. Her kan du også henvende dig, hvis du ønsker at benytte dig af nogle af de skitserede rettigheder, eller hvis du ønsker at klage over behandling af oplysninger om dig.

Hvis du som registreret har spørgsmål til dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte SDFI’s Databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis kontaktoplysninger findes her. DPO er en forkortelse for Data Protection Officer.

Vores DPO er en slags intern ”databeskyttelsesombudsmand”. DPO’en skal inddrages i alle spørgsmål om databeskyttelse og rådgiver SDFI om databeskyttelsesretlige regler.

Dette indebærer, at DPO’en rådgiver ledere og ansatte i spørgsmål, der handler om databeskyttelse. Det kan fx handle om situationer, hvor der er tvivl om korrekt behandling af personoplysninger.

DPO’en yder også organisationen vejledning i forhold til indkøb af nye it-systemer, udarbejdelse af databehandlingspolitikker og om, hvorvidt håndteringen af personoplysninger overholder reglerne.

Behandling af personoplysninger

I det følgende finder du en fortegnelse over SDFI’s behandling er personoplysninger.

Version 2.0, marts 2020.

Styrelsen modtager personoplysninger om dig når du henvender dig til os.

Underretning om indsamling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling af henvendelsen. Vi behandler endvidere oplysningerne for at opnå en effektiv og rationel sagsstyring og for at kunne holde styr på, hvilke sager Styrelsen har færdigbehandlet.

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e. Dette er hjemmelsgrundlaget for myndighedsudøvelse.

Vi behandler dine personoplysninger, når du sender os en skriftlig elektronisk henvendelse. Her behandles henvendelsens indhold i henhold til databeskyttelsesforordningen, såfremt dette indeholder personoplysninger. Derudover behandles de personoplysninger du har opgivet, som et led i kontakten fx mailadresse mm.

Vi kan videregive dine personoplysninger, såfremt vi er retligt forpligtet hertil eksempelvis hvis der anmodes om aktindsigt. Derudover kan Styrelsen være retlig forpligtet til at udlevere personoplysninger til andre myndigheder.  

Oplysninger om dig i vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem vil blive overført til opbevaring i rigsarkivet efter reglerne i arkivlovens kapitel 4 efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Styrelsen vil også i en periode efter afslutning af journalperioden, hvori sagen er afsluttet og overført til rigsarkivet, forsat kunne søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden i systemet.

Såfremt du har spørgsmål til privatlivspolitikken eller den behandling af dine personoplysninger som vi foretager, kan du rette henvendelse til Styrelsens databeskyttelsesrådgiver (DPO), på følgende mail: dpo@kefm.dk eller tlf.: 72 54 57 41.

Dine rettigheder som registreret

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder hvad angår behandlingen af dine personoplysninger som registreret eller har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger kan du kontakte styrelsen på følgende mail isk@sdfi.dk.

Du har som registreret hos styrelsen følgende rettigheder:

• Ret til at anmode om indsigt (indsigtsret): Retten til indsigt indebærer, at du har ret til at modtage en række oplysninger om den eller de behandlinger, vi foretager som indeholder din data.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.
• Ret til sletning: I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden Styrelsens fastsatte almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til at gøre indsigelse mod behandling: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Styrelsens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder information om Datatilsynet på: www.datatilsynet.dk og kan kontakte dem på: dt@datatilsynet.dk